Gestão de clínicas e consultórios: 9 pontos para se observar sempre

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Para conseguir fazer a correta gestão de clínicas e consultórios médicos é preciso que você tenha as habilidades necessárias.

Afinal, o dia a dia de uma clínica ou consultório é muito mais do que o simples atendimento ao paciente, mesmo esta sendo a principal preocupação, é muito importante se atentar, também, para a manutenção do negócio.

Ou seja, existem muitas demandas importantes e que precisam ser resolvidas em curto prazo.

E, caso você deixe de organizar essas demandas, podem acontecer erros comuns nesse tipo de empresa e acarretar prejuízos, inclusive financeiro.

Um erro muito comum em consultórios são as falhas no agendamento de consultas, acarretando problemas com as mesmas

E, caso elas não aconteçam conforme o esperado pelo paciente, ele pode não dar continuidade no tratamento em sua clínica, e, dessa forma, prejudica o faturamento no final do mês.

Neste artigo, vou mostrar 9 pontos importantes para você observar e fazer uma gestão satisfatória do seu consultório ou clínica.

Boa leitura!

O que é a gestão de clínicas e consultórios?

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A gestão de clínicas e consultórios consiste em um conjunto de práticas para fazer com que o negócio alcance suas metas utilizando os recursos disponíveis no momento.

Amplamente, essa gestão de clínicas e consultórios é feita em todos os departamentos do seu negócio, e não somente na parte administrativa.

Isso porque, ela consiste em uma série de estratégias que tem por objetivo estabelecer as metas para o período e quais vão ser as medidas tomadas para atingir tal objetivo.

A gestão de clínicas e consultórios também inclui os esforços financeiros, pois com ela se faz a análise do que entrou, do que saiu, qual foi o faturamento do mês, se vai ser necessário ou não investir mais no negócio.

Com ela também se faz o planejamento das ações de marketing para conseguir atingir o seu público alvo, que são os pacientes atendidos.

Outro ponto importante da gestão de clínicas e consultórios são as políticas  de recursos humanos, que abrange a contratação do pessoal, o treinamento necessário e as ferramentas que eles precisam para desenvolver um bom trabalho.

Ou seja, a gestão da clínica médica é bastante ampla, e alguns estabelecimentos possuem departamentos responsáveis por cada área de gestão.

Entretanto, isso acontece em clínicas maiores, que possuem mais recursos para tal.

Em clínicas menores, geralmente quem faz essa gestão é um administrador, que normalmente delega as funções.

Ou seja, gerir o negócio é fundamental para o seu sucesso.

Qual a importância de se ter uma boa gestão de clínicas e consultórios?

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Saber utilizar as práticas corretas para a gestão de clínicas e consultórios médicos é essencial para a sua sobrevivência .

Isso se dá pois o mercado da saúde é extremamente competitivo, já que é uma necessidade básica de todas as pessoas e o poder público não consegue atendê-las.

Isso porque existe uma demanda muito grande de exames, consultas e procedimentos diversos.

Desse modo, para conseguir atender a tudo isso, as clínicas e consultórios disputam muitos pacientes entre eles.

E, com tanta oferta, os pacientes conseguem escolher a clínica que oferece um bom atendimento, humanizado, com equipamentos de qualidade e por um preço que cabe no bolso da pessoa.

Ou seja, para conseguir sobreviver com um negócio assim é preciso saber juntar a qualidade do serviço, com a agilidade e o custo benefício.

Um bom exemplo de gestão de qualidade de uma clínica ou consultório é o agendamento das consultas, um local que faz esse serviço de forma eficaz consegue fidelizar o paciente.

Como fazer a gestão de clínicas e consultórios?

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Como visto anteriormente, uma boa gestão de clínicas e consultórios é de extrema importância para o sucesso do empreendimento.

Afinal, toda empresa precisa de uma boa administração para se manter de pé.

Por isso, abaixo explicaremos como fazer a gestão adequada do seu negócio.

Faça um bom planejamento do negócio

Uma boa gestão de clínicas e consultórios médicos precisa primeiramente de um bom planejamento.

Por isso, é necessário que você levante quais vão ser os gastos que terá em seu empreendimento, bem como quais serão os recursos utilizados nos próximos meses.

Por esse motivo, é necessário que você saiba quais são as suas metas para curto e médio prazo para que, dessa forma, você consiga saber quais recursos irá utilizar.

Por isso, um bom plano de negócios precisa ser realista para que você veja o seu desempenho durante o caminho.

Pois só dessa forma você verá se as estratégias utilizadas para atendimento e marketing, por exemplo, estão sendo satisfatórias.

Dessa forma, é necessário saber quais serão os parâmetros utilizados e que consigam mostrar de forma confiável a situação do seu negócio.

Tais parâmetros, na administração, são conhecidos como  KPI (Key Performance Indicator).

No consultório ou clínica médica, KPI são, por exemplo, o número de pacientes atendidos ou o número de exames feitos por dia, pois assim você consegue estabelecer qual vai ser o preço médio do atendimento ou do exame.

Trace metas objetivas e realistas observando o potencial de investimento e retorno do negócio

Como dito anteriormente, é preciso que as metas para a sua clínica sejam realistas, de acordo com o investimento feito no negócio.

Isso porque quando você vai fazer a gestão clínicas e consultórios seus objetivos e estratégias precisam ser totalmente claros.

Para que você consiga fazer isso, primeiramente tenha em mente as projeções de lucro para os próximos meses.

Pois isso é de extrema importância que você saiba exatamente onde quer chegar com o seu negócio, isso porque, depois de tanta dedicação para criar o seu negócio é preciso uma recompensa.

Esteja sempre atento aos resultados apresentados

Outro ponto que você precisa estar atento ao gerir seu consultório são os indicadores de desempenho apresentados.

Isso porque eles são ferramentas de gestão que ajudam na análise do resultado de processos bem como a situação financeira do seu negócio.

Tal procedimento ajuda na identificação de possíveis falhas que acabam prejudicando o crescimento do negócio.

Isso é de fundamental importância para você saber como estão os resultados de sua clínica, tanto administrativo quanto financeiro, para saber se você obteve lucro ou prejuízo durante o mês .

Assim, com todos esses dados, você poderá otimizar seus atendimentos, avaliar como está sua demanda e, com isso, conseguir se planejar melhor para o próximo mês.

Mantenha um bom controle financeiro de entradas e saídas

Outro ponto fundamental na gestão de uma clínica é saber o que entra e o que sai, por meio do controle do fluxo, pois, só assim, você irá saber se sua clínica médica está dando lucro ou operando está no vermelho.

Para que você consiga ter esse controle, é necessário categorizar e colocar em um relatório todos os valores recebidos, tanto de atendimentos particulares como os de convênios médicos.

Outro tópico do relatório são as despesas, que você precisa dividi-las entre fixas e variáveis.

Essa gestão do fluxo de caixa por ser feito por meio de alguns softwares de gestão médica, que o  fazem de forma automática, já colocando-o dividido por categorias e permitindo a criação de lançamentos personalizáveis.

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Esteja familiarizado com a Tabela TUSS

Outro ponto que você precisa levar em consideração é a Tabela TUSS, pois é preciso que você esteja familiarizado com ela.

Isso porque, antes da mesa de Tuss, existiam muitas discordâncias nominais entre hospitais, planos de saúde e agências reguladoras, pelo fato de que todos eles usavam  a mesma terminologia de procedimento.

Assim, esse fato dificultava as auditorias financeiras e de saúde, pelo fato de ser muito difícil determinar quais os procedimentos que foram feitos.

Desse modo, com a utilização da tabela TUSS é possível diminuir a inconsistência existente entre as instituições de saúde, diminuindo o tempo de execução e principalmente reduzir as situações não permitidas.

E, como isso, sua clínica terá diversos benefícios tais como:

  • Melhorar a comunicação entre as instituições;
  • Reduzir os custos;
  • Simplificar o processo.

Tenha uma boa assessoria contábil e recolha pontualmente os tributos devidos

Ter uma boa assessoria contábil é fundamental para o bom funcionamento da sua clínica ou consultório médico, pois, dessa forma, você irá saber  quais impostos pagar para não ficar com dívida tributária

Isso porque, se você pagar seus tributos com atraso, isso acarretará em multas e  juros.

Existe também o fato de que um consultório médico consegue utilizar diferentes regimes tributários como o Lucro Presumido, o Lucro Real ou o Simples Nacional.

No Lucro Presumido, se calculam os tributos conforme uma margem de lucro específica, variando de acordo com a atividade desempenhada.

É preciso recolher o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).

Já com o Lucro Real o tributo é calculado conforme o lucro líquido que a sua clínica obteve no decorrer do exercício fiscal.

Utilizando esse regime tributário você precisa verificar o lucro que servirá de base para o cálculo do IRPJ e a CSLL.

Já o Simples Nacional reúne tributos como o IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP em um único cálculo, facilitando dessa forma toda a gestão administrativa e financeira da clínica.

Aqui, para calcular o imposto devido é necessário utilizar a tabela do Simples Nacional e verificar a alíquota, que varia de acordo com a renda bruta de cada contribuinte fiscal.

Dessa forma, ter uma boa assessoria contábil facilita esse momento de escolher qual regime tributário usar bem como pagar corretamente seus tributos.

Mantenha um bom ambiente de trabalho e sua equipe motivada

Para que sua clínica ou consultório tenha um desempenho satisfatório, é de extrema importância que sua equipe de trabalho esteja motivada.

Uma equipe motivada faz com que o trabalho renda, realiza um bom atendimento do paciente e consequentemente ajuda o seu negócio a crescer.

Para manter seus funcionários motivados você precisa:

  • Ser flexível;
  • Tratar bem o funcionário;
  • Reconhecer o profissional por seus méritos;
  • Ter equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.

Essas são algumas dicas de como manter sua equipe motivada, entretanto, no próprio ambiente de trabalho você saberá quais são as necessidades de cada um da sua equipe.

Aposte no tratamento humanizado e na boa relação com os pacientes

Nos últimos anos, o atendimento humanizado foi ganhando cada vez mais força no Brasil.

Isso porque, ao procurar um estabelecimento de saúde, na grande maioria das vezes o paciente está fragilizado e inseguro devido ao problema que ele está passando.

Dessa forma, o atendimento humanizado é aquele que leva em consideração todo o tratamento que será utilizado no paciente, fazendo com que ele se sinta seguro no seu estabelecimento.

Assim, é importante que em todos os atendimentos feitos em sua clínica ou consultório você:

  • Entenda o sofrimento do paciente;
  • Satisfaça os interesses do paciente;
  • Faça um atendimento individualizado;
  • Tenha empatia com o paciente, entre outros.

Invista em uma boa comunicação digital e no fortalecimento da marca

Outro ponto muito importante que deve ser levado em consideração é a comunicação digital do seu consultório ou clínica.

Isso porque, hoje em dia, esse tipo de marketing tem dois objetivos principais: captar clientes e evitar a perda dos seus  pacientes antigos.

Assim, para ter uma boa comunicação digital com os seus pacientes é preciso investir em um site para o consultório, um blog, em vídeos no YouTube, em anúncios no facebook ou instagram, sempre direcionado ao seu público-alvo

Tudo isso faz com que sua marca se fortaleça no meio digital, que hoje em dia é muito utilizado por todas as pessoas, de diversas faixas etárias e classe social.

Quais são os erros de administração de clínicas e consultórios mais comuns?

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Em clínicas e consultórios médicos é bastante comum que a pessoa que faz a sua gestão não seja um profissional de gestão, e sim de saúde mesmo que ficou responsável por esse departamento.

Por isso, esses profissionais apesar de serem excelentes em sua área de formação, que é a saúde, não conseguem organizar de forma satisfatória a gestão do consultório.

Dessa forma, separei os principais erros que esses profissionais cometem no momento de administrar a clínica.

  • Não ter metas para o seu consultório ou clínica;
  • Não ter um controle de  fluxo de caixa;
  • Misturar as contas pessoais com as contas do consultório;
  • Desorganização da agenda de atendimento;
  • Atraso no atendimento e na entrega dos exames;
  • Não investir em marketing médico e divulgação;

Quais as tecnologias de gestão de clínicas e consultórios?

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Para fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios é preciso também investir em uma boa tecnologia para isso.

Hoje em dia existem diversos softwares de gestão que fazem o registro de todos os compromissos e informações dos pacientes em um único banco de dados.

Dessa forma, o médico consegue acessar essas informações do local que ele estiver, da melhor forma possível.

Para isso, existem algumas tecnologias que você pode utilizar em seu consultório que são:

  • Softwares de gestão;
  • Automação de e-mail;
  • Home care;
  • Organizador de documentos;
  • Prontuário eletrônico.

Todas essas tecnologias facilitam muito no momento da gestão de sua clínica, pois colocam as informações necessárias em um único lugar.

Como fazer curso de gestão de clínicas e consultórios?

Para você conseguir fazer a gestão de clínicas e consultórios existem diversos cursos para isso.

Uma boa opção é o curso de  Administração de Empresas, que é bem completo e que informa todos os passos para uma boa administração.

Afinal, nesse curso você aprende quais são as ferramentas necessárias para montar as suas estratégias de negócio e, consequentemente, fazer uma boa gestão do mesmo.

Entretanto, se você precisa de um curso mais rápido pode fazer o de gestão, que existem vários e é uma ótima oportunidade de saber como gerir o seu negócio.

Um bom curso de gestão é o de pessoas, pois você aprenderá como montar sua equipe de trabalho, como recrutar essas pessoas, entre outros.

Com a gestão comercial, você aprenderá a montar estratégias comerciais para seu negócio de churrasco em domicílio.

Na gestão financeira aprenderá como controlar suas finanças, aprenderá as questões tributárias, e, dessa forma, não terá dívida tributária.

Com o curso de  Marketing você irá aprender a como fazer suas estratégias para chamar a atenção do seu público alvo.

Há também um curso mais específico que é o de Gestão de Clínicas Médicas, pois, nesse curso você aprenderá as estratégias para personalizar e tornar mais eficiente seu negócio no ramo de saúde.

Nele você aprende tópicos importantes tais como: planejamento estratégico, criação de processos, capacitação de equipe, entre outros.

Porém, o mais importante é você ter em mente que precisa de pelo menos algum desses cursos informados para conseguir gerir sua clínica da melhor forma possível.

Conclusão

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Neste artigo, você recebeu algumas dicas importantes de como fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios.

Desse modo, você precisa saber muito bem quais são os seus objetivos com o seu empreendimento, e, assim, conseguir colocar em prática todas as informações elencadas no decorrer do texto.

Por isso, é importante que você leve em consideração tudo o que falamos até aqui para que, desse modo, você corrija os possíveis erros no processo de gestão do seu negócio e, dessa forma, você consiga atingir as suas metas.

Sucesso na gestão de clínicas e consultórios. E continue nos acompanhando!

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